La capacità di massimizzare la produttività degli uffici, snellendo i processi e rendendoli flessibili ed efficienti, è ciò che distingue un’azienda eccellente da una non competitiva sul mercato. Una migliore organizzazione delle risorse, infatti, garantisce un aumento di produttività a parità di investimenti effettuati.

Le attività d’ufficio rappresentano fino al 50% del tempo di evasione dell’ordine del cliente e comprendono soprattutto processi immateriali di cui spesso non si riesce a valutare gli output in maniera immediata e tangibile. Proprio per questa loro caratteristica, questi processi sono più difficilmente misurabili e valutabili quantitativamente. Grazie alla metodologia del Lean Office è possibile analizzare approfonditamente i processi indiretti, evidenziando ed eliminando gli sprechi.

Quali sono i benefici del Lean Office?

Applicare le metodologie lean nei processi d’ufficio della tua impresa ti permetterà di aumentare la produttività fino al 30%, grazie alla:

• riduzione del tempo di evasione delle pratiche;
• riduzione degli sprechi lungo tutto il processo informativo;
• aumento della flessibilità verso il mercato;
• aumento del benessere delle risorse;
• miglioramento del clima aziendale;
• riduzione del turnover delle risorse.

L’applicazione dei principi lean anche in questa situazione, permette quindi di ottenere di più ottimizzando quello che si ha già, spesso senza la necessità di nuovi investimenti strutturali.

Quali sono i pricipali sprechi identificabili dal Lean Office?

Per applicare il Lean Office è necessario pensare all’informazione come a un prodotto. Analogamente a quanto avviene nei reparti produttivi, tutte le attività coinvolte nella gestione delle informazioni sono classificabili nelle tre categorie:

• attività a valore aggiunto: riconosciute dal cliente finale;
• attività senza valore aggiunto, ma necessarie: non eliminabili ma accettate;
• attività senza valore aggiunto e non necessarie: eliminabili per ridurre gli sprechi.

L’obiettivo del Lean Office è proprio quello di identificare le attività a non valore aggiunto ed eliminarle. Come per i reparti produttivi, anche nei processi d’ufficio possiamo evidenziare 7 tipologie di spreco:

1. Sovrapproduzione: generazione di troppe informazioni, comunicazione delle stesse in anticipo;
2. Scorte: file non necessari o in eccesso, informazioni in mano in quantità maggiore di quante possano essere elaborate;
3. Trasporti: spostamento superfluo di documenti/informazioni da un ufficio all’altro;
4. Difetti e non conformità: documenti con errori o informazioni mancanti;
5. Processi inutili: revisioni ridondanti, richieste multiple, transazioni non necessarie;
6. Movimentazioni del personale: postazioni di lavoro poco ottimizzate, documenti non accessibili, stampanti lontane;
7. Perdita di tempo, attese e ritardi: riunioni in ritardo, documenti in attesa di approvazione.

Come intervenire per massimizzare la produttività degli uffici?

Una volta identificati gli sprechi bisogna intervenire con una revisione delle attività che ti permetterà di:

• Riorganizzare le postazioni di lavoro rendendole pulite e ben organizzate;
• Rendere fluide tutte le operazioni;
• Intraprendere un percorso di miglioramento continuo.

Per ottenere una reingegnerizzazione completa dei processi si utilizzeranno strumenti del Lean Office come ad esempio le 5S, il Makagami ed il SIPOC.

In definitiva, la metodologia del Lean Office è un potente sistema che identifica anche in questo caso cosa è a valore per il cliente e conseguentemente, cosa è spreco. Ne deriva di conseguenza la capacità di fornire ciò che il cliente vuole, quando lo vuole, dove lo vuole e come lo vuole.

Il passaggio dalla teoria alla pratica quotidiana non è semplice.