LA TECNICA A3: LO STRUMENTO LEAN PER IL PROBLEM SOLVING

 

La maggior parte della routine lavorativa quotidiana è collegata alla risoluzione dei problemi. Analizzarli, in modo che possano essere totalmente e tempestivamente compresi, risulta particolarmente importante per il management. I problemi si possono superare se le aziende adottano un pensiero diverso: considerare l’errore/il problema non come un ostacolo ma come un’opportunità, nell’ottica del miglioramento continuo.

Uno tra gli strumenti lean che permette di affrontare e risolvere i problemi è la tecnica dell’A3.

Cos’è la Tecnica A3?

La Tecnica A3 è uno degli strumenti Lean più utilizzati nell’ambito del problem solving. Il suo nome deriva dalla dimensione del documento utilizzato (un foglio formato A3), all’interno del quale viene illustrato l’intero processo di raggiungimento di un obiettivo o di risoluzione di un problema.

Il layout deve essere sintetico ed efficiente, poiché richiede il contributo di più dipendenti, migliorando la comunicazione e la collaborazione a tutti i livelli.

Perché utilizzare la Tecnica A3?

La Tecnica A3 viene utilizzata non solo per il problem solving, ma anche per proporre cambiamenti positivi interni all’azienda.  Infatti, è un modello che incoraggia la collaborazione, l’apprendimento e il miglioramento continuo a ogni livello organizzativo.

Il pensiero alla base del suo utilizzo è la risoluzione dei problemi attraverso la condivisione. In questo modo vengono ricercati obiettivi comuni e rafforzate le responsabilità individuali. 

Inoltre, il coinvolgimento di tutto il personale porta i responsabili del progetto alla necessità di compilare il report in modo sintetico e logico. Devono, quindi, considerare e comprendere tutti i punti di vista, imparando a selezionare solo le informazioni strettamente necessarie.

Come compilare un foglio A3 con questa tecnica?

Il processo A3 segue la logica del ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act). Il report A3 deve innanzitutto avere un titolo, una data e l’indicazione dei responsabili dell’aggiornamento, essendo uno strumento che si modifica e aggiorna nel tempo.

Il foglio può essere diviso in diversi moduli a seconda del contesto e del problema. Solitamente la compilazione avviene svolgendo in sequenza le seguenti fasi:

PLAN

  • Descrizione del problema: viene descritto il “perché” si è reso necessario trattare l’argomento;
  • Stato attuale: descrizione della situazione corrente e del problema (dati, indicatori);
  • Stato futuro : descrizione della situazione ideale;
  • Analisi del processo: si ricercano le cause radice del problema attraverso tecniche di analisi (Value Stream Map, Metodo dei 5 perché, Diagramma a lisca di pesce);

DO

  • Piano di azione: sulla base delle criticità rilevate si identifica, per ognuna di esse, la contromisura da attuare (modalità, responsabilità, tempi di attuazione);

CHECK

  • Risultati : si riportano i risultati o i fallimenti ottenuti;

ACT

  • Follow-up : verifica dei risultati e, in caso di insuccesso, si re-inizia il ciclo di analisi.

In conclusione, lo strumento A3, se ben utilizzato, è in grado di creare personale estremamente preparato. Il miglioramento delle capacità dei dipendenti si traduce in sistemi di lavoro più efficaci e performanti.

L’obiettivo finale rimane sempre quello di potenziare la competitività dell’azienda.

Il segreto di un’azienda vincente, oltre all’utilizzo di specifici strumenti lean, sta nella diffusione di un modo di pensare capace di generare miglioramento e apprendimento continuo. Il pensiero sottostante all’utilizzo del report, l’A3 Thinking, prevede che lo sviluppo intellettuale del personale rappresenti il vero vantaggio competitivo di un’azienda.  Ricordiamo sempre che l’ottavo spreco che si può trovare in azienda è quello del talento dello stesso personale.

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