Il Workshop Kaizen, strumento della Lean Production, permette il miglioramento continuo che riguarda le persone, le tecnologie e la crescita di un’azienda.

Sempre più frequentemente, infatti, le aziende si trovano a dover lavorare in uno stato di urgenza, sottodimensionate in termini di impianti e personale e con carichi di lavoro squilibrati. Tra le principali cause, spesso, si annida un processo aziendale poco fluido e poco trasparente.

Cos’è e perchè utilizzarlo nella propria azienda?

I Workshop Kaizen sono interventi rapidi, la cui durata oscilla fra le 2 e le 5 giornate, il cui fine è quello ridurre gli sprechi e recuperare l’efficienza all’interno dell’azienda. Il termine Kaizen significa, infatti, “Cambiare in meglio” e il Workshop Kaizen è lo strumento che ha come obiettivo il miglioramento continuo nel lungo periodo.

Infatti, un’azienda che interviene rapidamente sugli sprechi riesce a:

• Evitare di ritrovarsi con costi successivi di maggiore entità;
• Aumentare la consapevolezza nel personale sul concetto di spreco, responsabilizzando i lavoratori;
• Far capire a tutta l’organizzazione che la riduzione degli sprechi è l’obiettivo prioritario.

Attraverso il corretto utilizzo di questo strumento un’azienda può ridurre le proprie attività a non valore fino al 20%.

Quali reparti aziendali possono usare il Workshop Kaizen?

La produzione è spesso al centro dei Workshop Kaizen grazie ai molti risparmi e miglioramenti che possono esservi apportati. Tuttavia, possono essere applicati ad aree aziendali diverse poiché sono utili per ogni attività aziendale, indipendentemente dal settore. Questo perché gli sprechi si annidano in qualsiasi tipologia di processo (produttivo o transazionale).

Quali benefici apporta il suo utilizzo?

I Workshop Kaizen vengono considerati lo strumento ideale per eliminare gli sprechi e migliorare la soddisfazione dei clienti, portando numerosi benefici:

• Coinvolgimento di tutta l’azienda nel processo di miglioramento;
• Risoluzione dei problemi alla radice e degli sprechi (per esempio in attività quali immagazzinaggio, tempi di attesa, trasporto di materiali, movimentazione delle persone, sovrapproduzione, difetti);
• Miglioramento in ambiti quali l’utilizzo degli spazi, la qualità dei prodotti, l’utilizzo dei capitali, le comunicazioni, la produttività e la conservazione delle risorse umane;
• I risultati sono immediati e non richiedono grossi investimenti.

Come selezionare e applicare il Workshop Kaizen all’interno del processi aziendali?

Per prima cosa, è necessario selezionare precisamente l’area e il problema, costituire un team di lavoro, stilare il programma del Workshop e la durata dello stesso, stabilendo gli obiettivi da raggiungere.

Come abbiamo già visto nell’articolo dedicato, la Value Stream Map, o Mappatura del Flusso di Valore, ci permette di identificare le aree critiche dei processi aziendali. È su ciascuna di queste aree che andrà attivato un Workshop Kaizen.

Il programma del Workshop Kaizen viene, quindi, diviso in fasi. In ciascuna fase la squadra si riunisce e, basandosi sul Ciclo PDCA, effettua le seguenti azioni:

• Plan: definisce gli obiettivi e pianifica i lavori
• Do: implementa l’azione correttiva;
• Check: verifica il funzionamento della soluzione;
• Act: estende la soluzione.

Come utilizzare al meglio questo strumento?

Il Workshop Kaizen è l’attività di una squadra di lavoro il cui obiettivo è ridurre gli sprechi in modo rapido in un’area precisa. La rapidità dell’intervento è il suo elemento distintivo e anche i relativi piani di rimozione delle cause di spreco devono, di conseguenza, essere emessi e gestiti in maniera altrettanto veloce (l’implementazione delle azioni può avvenire in poche ore).

Un Workshop Kaizen non è concepito come un’unica soluzione rapida, ma come parte di un progetto per il miglioramento continuo a lungo termine. Considerare però il Kaizen semplicemente come “miglioramento continuo” riduce la portata del concetto. Si tratta di un nuovo modo di operare che richiede un cambiamento nel management, nel lavoro, nei rapporti relazionali, nella disciplina e nelle decisioni aziendali.

È importante che tutto il personale dell’azienda (top management, dirigenti, responsabili, operatori) prenda parte al processo di miglioramento condividendo obiettivi comuni e definiti.

Il Workshop Kaizen è quindi un evento breve, che apporta un piccolo miglioramento ma che, se inserito in un piano di più Workshop, porta all’eccellenza operativa dell’intera azienda, riducendo gli sprechi di un singolo processo fino al 20% nel medio termine e, attraverso un programma di miglioramento continuo, è possibile garantire questo miglioramento anche nel lungo termine.